Política De Tratamiento De Datos Personales

Identificación del Responsable del Tratamiento

1. OBJETIVO Y PRINCIPIOS GENERALES

PREMECOL S.A.S. (en adelante la “Compañía”), propietaria y/o administradora del sitio web www.premecol.com y de los canales digitales, comerciales y de comercio electrónico asociados, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, busca garantizar la protección de los datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en sus bases de datos y archivos, cumpliendo con el derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar la información que se hubiera recogido sobre ellas en bases de datos o archivos. Todo esto en desarrollo de lo establecido por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.

Por lo tanto, esta política busca establecer los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia, transmisión, conservación y supresión de datos personales, así como fijar las responsabilidades de la Compañía, sus colaboradores, proveedores, aliados, encargados y terceros autorizados en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos.

PREMECOL S.A.S. desarrolla actividades relacionadas con la promoción, comercialización, distribución, cotización, venta, asesoría técnica y soporte de suturas, dispositivos médicos y productos relacionados, incluyendo referencias Healthium y otros productos disponibles en sus canales comerciales. En tal sentido, podrá recolectar información de clientes institucionales, clínicas, hospitales, IPS, distribuidores, profesionales de la salud, proveedores, prospectos comerciales, visitantes del sitio web, usuarios de formularios, compradores, representantes de empresas y demás terceros vinculados con su operación.

2. MARCO LEGAL E INTERPRETACIÓN

Las políticas de privacidad de la Compañía estarán sujetas, entre otras, a las siguientes disposiciones:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.

• Ley 1266 de 2008.

• Ley 1581 de 2012.

• Decreto 1377 de 2013.

• Decreto 1074 de 2015 y demás normas reglamentarias aplicables.

• Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 de 2011.

• Normas comerciales, sanitarias, contables, fiscales, contractuales y de comercio electrónico que resulten aplicables a la operación de PREMECOL S.A.S.

3. DEFINICIONES

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica y los principios que rigen los derechos fundamentales relacionados con el hábeas data y la protección de datos personales.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y su calidad de comerciante o servidor público, conforme a la ley.

• Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Para efectos operativos, podrá incluir representantes, apoderados o contactos de personas jurídicas, instituciones, clientes, proveedores o distribuidores.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.

4. APLICACIÓN

La presente Política será aplicable a PREMECOL S.A.S., a sus colaboradores, dependientes, contratistas, aliados, proveedores, encargados, canales de venta, formularios digitales, sitio web, tienda en línea, plataformas tecnológicas y demás medios físicos o digitales a través de los cuales la Compañía recolecte o trate datos personales.

La política aplica respecto de datos personales obtenidos de clientes, compradores, cotizantes, profesionales de la salud, instituciones, distribuidores, proveedores, empleados, contratistas, visitantes del sitio web y, en general, terceros de los cuales la Compañía haya recopilado información de conformidad con la normativa vigente.

5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las normas que las complementen, modifiquen o adicionen, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento, circulación, transmisión o transferencia de datos personales:

• Principio de legalidad: En el tratamiento de datos personales se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen la materia.

• Principio de libertad: El tratamiento sólo podrá llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo mandato legal o judicial que releve dicho consentimiento.

• Principio de finalidad: El tratamiento obedecerá a finalidades legítimas, determinadas e informadas al Titular.

• Principio de veracidad o calidad: La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Principio de transparencia: Se garantizará el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujetará a los límites derivados de la naturaleza de los datos, las disposiciones legales y la autorización otorgada.

• Principio de seguridad: La información será protegida mediante medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

• Principio de confidencialidad: Las personas que intervengan en el Tratamiento deberán garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con las labores que comprende el Tratamiento.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

En atención a la normativa vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Acceder, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a PREMECOL S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos exceptuados por la ley.

• Recibir información, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa aplicable, previo trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, salvo que exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. DEBERES DE PREMECOL S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

PREMECOL S.A.S., cuando actúe como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar prueba de la autorización otorgada por el Titular.

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.

• Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información suministrada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Actualizar y rectificar la información cuando sea incorrecta o cuando existan novedades relevantes.

• Suministrar al Encargado únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado o legalmente permitido.

• Exigir al Encargado el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

• Tramitar consultas y reclamos formulados por los Titulares.

• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular cuando se haya presentado reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la autoridad competente cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares, cuando resulte aplicable.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

La Compañía deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar al momento de la recolección de los datos, la autorización previa, expresa e informada del Titular para el tratamiento de los mismos, informándole los datos personales que serán recolectados y las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

La recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que sean pertinentes, adecuados y necesarios para la finalidad para la cual son recolectados, y deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior por parte del Titular.

9. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

10. PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

La recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión o transferencia de datos personales por parte de PREMECOL S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular, salvo las excepciones legales aplicables.

• Toma de la autorización: La autorización podrá constar en documento físico, electrónico, mensaje de datos, sitio web, formulario digital, tienda en línea, casilla de aceptación, doble clic, grabación, firma manuscrita o electrónica, o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.

• Mecanismos de prueba: PREMECOL S.A.S. utilizará mecanismos físicos o tecnológicos para conservar prueba de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los Titulares.

• Finalidad general: La información recolectada será utilizada para desarrollar el objeto social de PREMECOL S.A.S. y gestionar relaciones comerciales, contractuales, técnicas, administrativas y legales con sus públicos de interés.

Finalidades específicas del Tratamiento:

• Consultar, verificar y corroborar información suministrada por clientes, distribuidores, proveedores o aliados para evaluar la viabilidad de una relación comercial, contractual o institucional.

• Gestionar solicitudes de información, asesoría técnica, cotizaciones, compras, órdenes, pedidos, despachos, devoluciones, garantías, facturación y recaudo.

• Crear, administrar y actualizar cuentas de cliente, perfiles institucionales, listas de precios, historial de cotizaciones, historial de compras y preferencias comerciales.

• Permitir el funcionamiento del sitio web, tienda en línea, formularios, carrito de cotización o compra, integraciones tecnológicas y canales de atención.

• Entregar o gestionar documentación técnica, fichas técnicas, IFU, certificados, estudios de equivalencia, material comercial o información solicitada por clientes, profesionales de salud o distribuidores.

• Realizar actividades promocionales, comerciales, publicitarias, de marketing, remarketing, segmentación, prospección, fidelización y recuperación de cotizaciones o carritos abandonados.

• Comunicar información relacionada con productos, disponibilidad, cambios de referencias, tiempos de entrega, soporte técnico, novedades, servicios y demás actividades relacionadas con el objeto social de la Compañía.

• Atender peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y requerimientos de clientes, autoridades o terceros legitimados.

• Evaluar la calidad del servicio, realizar encuestas de satisfacción, estudios internos y análisis de hábitos de consumo o comportamiento de navegación.

• Dar cumplimiento a obligaciones legales, regulatorias, sanitarias, contables, tributarias, contractuales, comerciales y administrativas.

• Gestionar relaciones con empleados, contratistas, proveedores, aliados y terceros vinculados a la operación de la Compañía.

11. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

PREMECOL S.A.S. garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular, legitimidad o calidad de su representante, ponga a disposición de este, sin costo alguno, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales que sean objeto de tratamiento.

Dicho acceso se permitirá por los medios habilitados por la Compañía, al menos una vez por cada mes calendario, de acuerdo con la legislación aplicable, permitiendo al Titular conocer, actualizar o solicitar la rectificación de la información.

12. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición la Compañía.

• Por los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o poder correspondiente.

• Por estipulación a favor de otro o para otro, cuando sea procedente conforme a la ley.

13. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores de edad, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública o cuando el Tratamiento responda y respete el interés superior de los menores y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

PREMECOL S.A.S. no dirige su oferta comercial a menores de edad. Sus productos, información técnica, documentación, canales de cotización y procesos de compra están orientados a instituciones, distribuidores, profesionales del sector salud y personas mayores de edad con capacidad legal para contratar o representar una organización.

14. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Se podrá hacer uso y tratamiento de datos catalogados como sensibles únicamente cuando se cumplan las condiciones previstas por la ley, entre ellas:

• El Titular haya dado autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo los casos en que por ley no sea requerido otorgar autorización.

• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.

• El Tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas y con las debidas garantías por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refiera exclusivamente a sus miembros o personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.

• El Tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, adoptando medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares cuando resulte aplicable.

15. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y PAGOS ELECTRÓNICOS

PREMECOL S.A.S. adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas podrán incluir controles de acceso, protocolos de confidencialidad, uso de plataformas seguras, respaldos, gestión de permisos, herramientas de seguridad y capacitación interna.

La Compañía no almacena directamente información completa de tarjetas de crédito o débito, ni datos financieros sensibles de los Titulares relacionados con pagos electrónicos. Los pagos realizados en la tienda en línea o por medios electrónicos podrán ser procesados por pasarelas de pago, entidades financieras, Shopify, proveedores tecnológicos u otros terceros autorizados, quienes actuarán conforme a sus propias políticas de seguridad, privacidad y tratamiento de datos.

El sitio web y los canales transaccionales podrán contar con certificados o protocolos de seguridad como SSL/TLS u otros mecanismos tecnológicos que permitan transmitir información de forma segura.

16. CONSULTAS: PROCEDIMIENTOS Y TÉRMINOS

Los Titulares podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos de PREMECOL S.A.S. En consecuencia, la Compañía garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con su identificación.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales, PREMECOL S.A.S. podrá habilitar medios de comunicación electrónica, formularios, sistemas, canales de servicio al cliente u otros métodos simplificados que considere pertinentes.

La consulta se podrá formular mediante el mecanismo de comunicación más expedito que se haya venido utilizando entre las partes en el marco de su relación comercial, laboral, contractual o de cualquier otra naturaleza. Particularmente, la Compañía ha habilitado el correo electrónico info@premecol.com para estos efectos.

La consulta será atendida por PREMECOL S.A.S. en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

17. RECLAMOS: PROCEDIMIENTOS Y TÉRMINOS

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos de PREMECOL S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo ante la Compañía, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a PREMECOL S.A.S. a través del correo electrónico info@premecol.com o de los medios habilitados en el aviso de privacidad. Deberá contener, como mínimo, identificación del Titular, datos de contacto, documentos que acrediten identidad o representación, descripción clara y precisa de los hechos y datos personales respecto de los cuales busca ejercer sus derechos.

• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

18. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

PREMECOL S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, la información que resulte ser incompleta, inexacta, desactualizada o que induzca a error, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados en esta Política.

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar y aportar, cuando sea necesario, la documentación que avale su petición. La Compañía podrá habilitar mecanismos electrónicos u otros medios que faciliten el ejercicio de este derecho.

19. SUPRESIÓN DE DATOS

El Titular tiene derecho, en todo momento, a solicitar a PREMECOL S.A.S. la supresión total o parcial de sus datos personales cuando:

• Considere que los datos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.

• Los datos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

El derecho de supresión no es absoluto. PREMECOL S.A.S. podrá negar la supresión cuando:

• El Titular tenga un deber legal, contractual, comercial, sanitario, contable, fiscal o administrativo de permanecer en la base de datos.

• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas, obligaciones fiscales, investigación de delitos o actualización de sanciones administrativas.

• Los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente tutelados del Titular, realizar una acción en función del interés público o cumplir una obligación legalmente adquirida por el Titular o por la Compañía.

20. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los Titulares de los datos personales podrán revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre que no lo impida una disposición legal, contractual, comercial, sanitaria, contable, fiscal o administrativa aplicable.

La revocatoria podrá darse sobre la totalidad de las finalidades consentidas o sobre finalidades específicas, como actividades publicitarias, promocionales o de estudios de mercado. En caso de revocatoria parcial, se mantendrán vigentes las demás finalidades del tratamiento que sean necesarias, autorizadas o exigidas legal o contractualmente.

21. UTILIZACIÓN, TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

El Titular autoriza que su información personal pueda ser transmitida o transferida a terceros, dentro o fuera del territorio colombiano, cuando ello sea necesario para el desarrollo de la relación con PREMECOL S.A.S., la prestación de servicios, la operación de la tienda en línea, la gestión de cotizaciones, pedidos, despachos, facturación, pagos, atención al cliente, soporte técnico, almacenamiento en la nube, automatización comercial, marketing, analítica, gestión de documentos técnicos o cumplimiento de obligaciones legales.

La Compañía podrá compartir información personal con encargados del tratamiento, proveedores tecnológicos, operadores logísticos, plataformas de ecommerce, pasarelas de pago, aliados comerciales, asesores, auditores, abogados, autoridades administrativas o judiciales, siempre que sea necesario o apropiado para cumplir con la ley, responder requerimientos, proteger sus operaciones, hacer cumplir sus términos y condiciones, proteger sus derechos o limitar eventuales daños.

PREMECOL S.A.S. adoptará medidas razonables para que los terceros que reciban información personal conozcan y se comprometan a observar condiciones de confidencialidad, seguridad y uso adecuado de la información, conforme a esta Política y a la legislación aplicable.

22. COOKIES, HERRAMIENTAS DIGITALES Y ANALÍTICA

El sitio web www.premecol.com, la tienda en línea y los canales digitales de PREMECOL S.A.S. podrán utilizar cookies, píxeles, etiquetas, herramientas de analítica, formularios, automatizaciones, integraciones comerciales, plataformas de atención y tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación, recordar preferencias, analizar el comportamiento del sitio, medir campañas, personalizar contenidos, facilitar solicitudes de cotización o compra y realizar actividades comerciales o de marketing.

El Titular podrá configurar su navegador para rechazar o eliminar cookies, sin perjuicio de que algunas funcionalidades del sitio puedan verse limitadas.

23. VIGENCIA Y MODIFICACIONES

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del primero (1) de julio de dos mil veintiséis (2026) y tendrá vigencia indefinida mientras PREMECOL S.A.S. desarrolle su objeto social o mientras sea necesario conservar la información para cumplir las finalidades autorizadas, obligaciones legales, contractuales, comerciales, sanitarias, contables, fiscales o administrativas.

Cualquier modificación sustancial a esta Política será comunicada oportunamente a los Titulares a través de los canales que PREMECOL S.A.S. considere idóneos, incluyendo el sitio web www.premecol.com, correo electrónico, avisos de privacidad, formularios o medios equivalentes.